Absentéisme

I — Contexte et demande de l'entreprise

Une grande entreprise internationale de fabrication de matériel routier fait face à une détérioration rapide de son taux d’absentéisme (comparé à ceux des entreprises du secteur). Il est plus important pour la tranche d’âge 41 – 50 ans et l’écart en nombre de jours moyens calendaires pour chaque arrêt se creuse entre les cadres et les non cadres.

Une étude préalable est commanditée en interne par le DRH afin d’analyser les coûts correspondants, qui ont lourdement augmentés. Le service de contrôle interne procède à l’étude en lien avec le courtier d’assurance. Les analyses prennent en compte :

  • les coûts directs : maintien du salaire par l’employeur, financement employeur de la couverture incapacité, charges sociales, éléments dérivés de salaires
  • les coûts indirectes : remplacement, charges administratives, perte de productivité, impact sur le climat social,...
  • Le groupe de travail mis en place évoque alors plusieurs causes, qui peuvent éventuellement se superposer, pour expliquer la dégradation de la situation générale :

    • conditions de travail
    • inadéquation des profils par rapport aux exigences du métier
    • difficultés managériales
    • relations interpersonnelles
    • climat général
    • contraintes vie personnelle

    Le contrôle de gestion interne fixe les enjeux économiques du chantier à réaliser : 1% d’absentéisme gagné représente de 1,5% à 2% de masse salariale.

    II — Démarche

    La mission réalisée avec l’aide d’un cabinet extérieur se déroule en plusieurs phases sur une période de 6 mois.

    — Étape 1 —

    Mise en place du cadre l’intervention

    • Définition et mise en place de la structure ayant pour vocation le suivi de la phase d’audit (appelée provisoirement « Comité de projet »). Cette structure est amenée à évoluer lors du passage en phase B, phase du plan d’actions.
    • Accord sur les modalités de communication aux salariés et aux parties prenantes à propos de l’intervention
    • Accord sur l’échantillon à interviewer et les modalités de désignation
    • Etablissement du planning des entretiens

    — Étape 2 —

    Analyse du contexte, Cartographie

    Un premier audit permet d’analyser les pratiques de chaque entité du groupe en terme de gestion de l’absentéisme : remplacement total ou partiel des collaborateurs absents, utilisation de personnel intérimaire, contractualisation de CDD, heures supplémentaires...

    Une attention particulière est donnée :

    • aux processus de production (nécessité ou non d’un remplacement, désorganisation des chaînes de production,...)
    • Accord sur les modalités de communication aux salariés et aux parties prenantes à propos de l’intervention
    • Accord sur l’échantillon à interviewer et les modalités de désignation
    • Etablissement du planning des entretiens

    — Étape 3 —

    Mesure

    Le groupe de travail et le cabinet conseil s’attache à mesurer aussi précisément que possible le phénomène :

    Le diagnostic s'opère en 2 temps.

    • les facteurs discriminants
    • les grandes lois de l’absence
    • l’absentéisme irréductible

    Les informations collectées sont qualifiées par :

    • leur fréquence (taux d’entrée en arrêt de travail),
    • leur gravité et leur intensité
    • la localisation métier
    • le type de population
    • l’évolution dans le temps

    Elles sont réparties selon :

    • les catégories de personnel
    • l’origine du sinistre (Accident, Hospitalisation, Maladie, Maternité,...)
    • les tranches d’âge de l’assuré à la survenance de l’arrêt de travail
    • le sexe de l’assuré
    • le statut du contrat (CDI, CDD)
    • le CSP
    • l’exposition au risque

    Puis, le groupe de travail identifie des facteurs déclenchant et les compare en fixant des normes et des objectifs par établissement.

    Dans la foulée sont étudiés des systèmes de pilotage correspondants.

    — Étape 4 —

    Diagnostic, écoute des salariés

    Une démarche de compréhension approfondie du phénomène est alors lancée sur la base des premiers travaux (‘answer first’). Il s’agit de fournir les repères nécessaires pour savoir ce qui relève du cas particulier ou de traits suffisamment communs aux populations pour pouvoir être intégrés dans un dispositif d’entreprise : causes individuelles, causes collectives, facteurs aggravants, effets de contagion...

    Parallèlement le groupe de travail procède à une analyse des dispositifs de régulation existants (formels et informels) : rôles, moyens, outils des différents acteurs (management, RH, SST, OS…) Les méthodes utilisées sont :

    • Envoi d'un questionnaire à l'ensemble des salariés, sans obligation de réponse, et en assurant la totale confidentialité des réponses. Le cabinet conseil joue alors le rôle de "boite aux lettres".
    • Analyse du Quotidien dans l'Entreprise qui précise les axes d'amélioration en termes de Santé et d'Accidents liés au travail.

    Des observations des situations de travail sont réalisées sur site pour analyser les contraintes liées aux postes de travail pouvant générer un absentéisme: détermination du degré de pénibilité, de stress... et mettant en évidence les contraintes relationnelles : entente et solidarité au sein des équipes, contraintes en termes de délai, interaction entre les départements, sur et sous-activité...

    Des entretiens individuels et/ou collectifs ciblés, validés par le Comité de projet, permettent de comprendre les causes de l'absentéisme liées aux conditions de travail et de proposer des axes d'amélioration possibles.

    — Étape 5 —

    Prévention et soutien

    Un plan d'actions est imaginé, qui intègre des actions de communication, de prévention et des actions curatives qui sont structurées en accord avec l'entreprise :

    • Elaboration de solutions en interne permettant de modérer les facteurs déclenchant et d’endiguer le phénomène (actions sur l’organisation et le management : politique de transport, aménagement du temps de travail, aide aux infrastructures éducatives ou scolaire,...)
    • Elaboration de dispositifs permettant de limiter les conséquences (action sur l’organisation du travail...)
    • Elaboration de dispositifs permettant d’accélérer et de favoriser la reprise du travail dans de bonnes conditions pour tous
    • Actualisation du Document Unique

      Mise à la disposition des Managers de proximité d’une boite à idées/outils par la Direction des Ressources Humaines. Des appels d'offres sont organisés par le Comité de projet de façon à présélectionner des prestataires pour chaque action. Sont identifiés en première main le contrôle médical, la formation aux entretiens de retour, les formation pour provenir des TMS, le renforcement du réseau d'assistantes sociales, la lutte contre l’alcoolisme...

      Le Comité de projet décide si des objectifs de résultat en termes de maîtrise de l'absentéisme sont demandés aux managers au cas par cas. L’entreprise met en place un reporting détaillé et laisse le choix des méthodes et des outils aux directions des sites.

Bien@Work | Études de cas

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